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Bases de datos y Archivística

Una de las cosas que puedo decir es que las bases de datos es una herramienta primordial en el mundo de los Archivos. No os hablaré  de referencias de lo que ha dicho un autor u otro que es lo que estamos acostumbrados sino que os hablaré de mi experiencia profesional.
Inventarios, catálogos.... están informatizados, o, al menos están en ello, eso ya dependiendo del presupuesto que tengan.
El problema en algunas bases de datos son los criterios de descripción archivísticos acerca de los diferentes tipos documentales, los cuales, deberían ser comunes siempre y cuando se respete la normativa relativa a la Protección de Datos. No me refiero a unos criterios de descripción para una documentación y otros criteros distintos a otro tipo de documentación que, normalmente, me he encontrado a lo largo de toda mi trayectoria profesional. Lo esencial para un buen funcionamiento de las bases de datos en los Archivos: realizar una Revisión periódica del contenido y la consiguiente limpieza de errores detectados.
Otro aspecto muy interesante en la base de datos (en algunos que yo conozca) es la indización en cuanto al contenido de los expedientes, cajas, legajos etc se refiere. Lo recomendable es que sea lo más claro y simple posible con el objetivo de que facilite la búsqueda deseada. Referente a este último aspecto debo de decir que tuve un trabajo laborioso en un proyecto para la descripción de documentación en una base de datos  del que tuve que realizar una limpieza y normalizar los índices, mejorando así su búsqueda.
Para los que no estéis habituados a la palabra normalización significa englobar en un único término la  actividad que comparte una serie de expedientes con el fin de que la búsqueda resulte más fácil, es decir, aquellos expedientes en los que la Administración sanciona a locales que realizan actividades ilícitas (por ejemplo) en la base de datos englobaría con el término"expedientes sancionadores" que supondrá un índice común para su búsqueda. A la hora de consultar, saldría el listado con el nº de expediente o expedientes referido o referidos a la búsqueda realizada, en este caso, "expedientes sancionadores".
Por tanto, el mantenimiento de una base de datos de manera asidua proporcionaría en el caso del usuario, investigador e, incluso, al propio profesional del archivo un mejor servicio y una búsqueda más fructífera.

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